Confier des documents à une translation company, c’est accepter qu’un tiers lise des informations parfois très sensibles : contrats, dossiers médicaux, rapports financiers. La question de la confidentialité se pose donc naturellement. Peut-on réellement compter sur des garanties solides, ou s’agit-il surtout de promesses commerciales ?
Ce que la loi impose concrètement à une agence de traduction
Quand une agence traite des documents contenant des données personnelles pour le compte d’un client, elle agit en tant que sous-traitant au sens du RGPD. Cela change tout.
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L’article 28 du RGPD prévoit des obligations précises. L’agence doit signer un contrat écrit avec son client, s’engager à ce que seules les personnes autorisées accèdent aux fichiers, mettre en place des mesures de sécurité adaptées, contrôler ses propres sous-traitants, et supprimer ou restituer les données à la fin de la prestation.
Ces obligations ne sont pas optionnelles. Si une agence refuse de fournir ce type de contrat, c’est un signal d’alerte concret.
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La chaîne de confidentialité : qui touche vraiment vos documents ?
Vous envoyez votre fichier à l’agence. Mais qui le lit ensuite ? La réponse est souvent plus longue qu’on ne l’imagine.
Une agence peut faire appel à des traducteurs indépendants, utiliser des plateformes de gestion de projets hébergées dans le cloud, ou recourir à des outils de traduction automatique. Chacun de ces maillons peut avoir accès à vos données.
Avant de signer, posez ces questions directement à votre prestataire :
- Qui traite vos fichiers concrètement – traducteurs internes, freelances, partenaires externes ?
- Où sont stockés vos documents – serveurs localisés dans l’UE ou hors UE ?
- Des outils d’intelligence artificielle sont-ils utilisés, et si oui, leurs conditions d’utilisation permettent-elles l’exploitation de vos données pour entraîner des modèles ?
- Vos données sont-elles supprimées à la fin de la prestation, ou conservées dans des archives ?
Ces questions ne sont pas du scepticisme excessif. Elles correspondent aux vérifications que tout responsable du traitement doit effectuer selon le RGPD.
Localisation des serveurs : une protection réelle mais insuffisante
Beaucoup d’agences mettent en avant des serveurs situés dans l’Union européenne. C’est un bon point de départ, mais la localisation des serveurs ne suffit pas à garantir la conformité.
Ce qui compte, c’est aussi le lieu d’accès aux données. Un traducteur qui travaille depuis un pays hors UE, ou un outil dont les développeurs peuvent accéder aux serveurs depuis un pays tiers, peut constituer un transfert de données au sens juridique – même si les fichiers sont physiquement stockés en Europe.
Ces transferts hors UE doivent reposer sur un mécanisme juridique reconnu : une décision d’adéquation de la Commission européenne, ou des clauses contractuelles types. Demandez à votre agence quel fondement elle applique pour chaque outil qu’elle utilise.
NDA et accords de confidentialité : utiles, mais pas suffisants seuls
Beaucoup d’agences proposent de signer un accord de confidentialité (NDA) avant de commencer un projet. C’est une bonne pratique. Mais il faut comprendre ce qu’un NDA couvre réellement.
Un NDA oblige contractuellement l’agence à ne pas divulguer vos informations à des tiers non autorisés. En cas de violation, vous disposez d’un recours juridique. Mais un NDA ne remplace pas un contrat de sous-traitance RGPD, qui lui impose des mesures techniques et organisationnelles concrètes.
Idéalement, les deux documents coexistent. L’un définit les obligations légales liées aux données personnelles, l’autre protège les informations confidentielles au sens large (stratégie commerciale, brevets, données financières non personnelles).
Les outils d’IA : un risque souvent sous-estimé
L’usage d’outils de traduction automatique ou d’IA générative s’est répandu rapidement dans le secteur. Certains de ces outils intègrent, par défaut, les textes soumis dans leurs données d’entraînement.
Si votre document est traité par un outil grand public sans configuration spécifique, vos informations peuvent théoriquement être réutilisées pour améliorer le modèle – et donc accessibles lors de futures requêtes d’autres utilisateurs.
Les agences sérieuses utilisent des versions professionnelles de ces outils, avec des contrats garantissant que les données des clients ne sont pas utilisées à des fins d’entraînement. Demandez-le explicitement avant tout projet sensible.
Comment choisir une translation company fiable sur la confidentialité
Une agence ne peut pas promettre une confidentialité absolue – personne ne le peut. Elle peut en revanche rendre ses pratiques vérifiables et encadrées.
Voici les signaux concrets d’une agence sérieuse :
- Elle fournit un contrat de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD sans qu’on le lui demande deux fois.
- Elle est transparente sur les outils utilisés et les conditions dans lesquelles ses traducteurs travaillent.
- Elle peut décrire précisément ses mesures de sécurité : chiffrement des fichiers, accès restreints, politique de suppression des données.
- Elle dispose d’une certification reconnue, par exemple ISO 17100 pour les services de traduction, qui impose des exigences sur les processus et les personnes impliquées.
La confidentialité dans la traduction n’est pas une question de confiance aveugle. C’est une question de contrats, de processus vérifiables et de questions posées avant de transmettre le premier fichier.
